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Das Liegenschaftsmanagement ist eine vielseitige Berufstätigkeit. Neben der Vermietung, dem finanziellen und technischen Management muss der Hausverwalter viele allgemeine Verwaltungsarbeiten im Büro erledigen:

Die interne Organisation

Wenn eine Immobilienverwaltung ein Verwaltungsmandat übernimmt, muss der Hausverwalter zunächst prüfen, ob alle Unterlagen vollständig sind. Die Hausverwaltung muss Mietverträge, Wartungs- und Reparaturverträge, Reklamationen, Arbeiten, Rechtsfälle, Finanzen usw. verwalten. Alle Dokumente müssen abgelegt und bei Bedarf schnell gefunden werden. Angebote für Wartungs- und Renovierungsarbeiten müssen eingeholt, geprüft und kontrolliert werden. Ortsbesichtigungen mit potentiellen Mietern und Handwerkern müssen organisiert und Termine vereinbart werden. Die Arbeiten müssen vergeben und die Rechnungen geprüft werden.

Die Informatik

Der Liegenschaftsverwalter muss die Liegenschaftsverwaltungssoftware und die Bürosoftware wie zum Beispiel Microsoft Office Professional ou weitere beherrschen. Die Verwaltungssoftware erlaubt eine Ueberwachung der Verträge, der Mietverträge, das Inkasso der Mieten, die Liquiditätsverwaltung und die Erstellung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung und der Buchhaltung. Durch die systematische Computererfassung und tägliche Aktualisierung können bestimmte Aufgaben automatisiert werden, wie z. B. die Erstellung von Kontoauszügen, Mietabrechnungen, Checklisten, Analysen usw.

Telefonanrufe und Emails

Auf Telefonanrufe und Emails antworten nimmt viel Zeit in Anspruch und gehört auch zu den administrativen Arbeiten. Die Nachverfolgung der Aufgaben erfolgt hauptsächlich durch Telefonanrufe und Emails. Besichtigungen werden telefonisch organisiert.

Die Vewaltung der Mietverträge

Das Mietrecht ist sehr komplex und die täglichen Situationen sind unterschiedlich. Es müssen Mietverträge, Nachträge, Formulare und Vereinbarungen erstellt werden. Der Hausverwalter muss zudem Verhandlungen über die Erneuerungen und Ueberträge von Mietverträgen führen, Mietszinserhöhungen und -senkungen kalkulieren, die Fristen überwachen, auf die Kündigungen und die Anliegen der Mieter und Eigentümer reagieren.

Die Vermietung

Eine Vermietungsstrategie muss gut durchdacht sein. Mietangebote müssen geschrieben, an Interessenten verteilt und auf verschiedenen Websites und Portalen veröffentlicht und eventuell in andere Sprachen, oft Englisch, übersetzt werden.

Die Verwaltung der Verträge

Die Abonnemente und Unterhaltsverträge müssen ausgehandelt, abgeschlossen und überwachen werden. Die Versicherungspolicen müssen abgeschlossen werden. Ein Hauswart muss eventuel eingestellt werden.

Streitfälle

Die Streitfälle müssen erledigt werden. Der Immobilienverwalter versucht zuerst, eine gütliche Einigung zu erzielen bevor er einen Prozess beginnt und Verhandlungen zwischen Mietern, Eigentümern und Rechtsanwälten sind manchmal lange und kompliziert. Die Akten müssen für Anhörungen bei den Justizbehörden oder für die Übermittlung an den Rechtsanwalt vorbereitet werden. Ein Gerichtsverfahren kann Monate oder Jahre dauern.

Mahnverfahren und Fristen müssen eingehalten werden. Das Betreibungs- und -konkursverfahren muss überwacht werden, um sicherzustellen, dass keine gesetzlichen Fristen versäumt werden.

Die Beratungen

Der Immobilien-Treuhänder berät die Eigentümer betreffend Vertragsgestaltung und Sonderklauseln, die vorzusehenden Arbeiten, die Vermietungsstrategie, die Wahl der Mieter und Handwerker, usw. Er informiert sie regelmässig über die Vorkommnisse wie Kündigungen, Streitigkeiten, Schadenfälle und den finanziellen Stand, usw. Er vertritt die Eigentümer vor den Handwerkern, Mietern und Behörden.

Die Arbeit eines Liegenschaftsverwalters oder einer Liegenschaftsverwalterin ist sehr vielseitig und unterhaltsam. Neben der allgemeinen administrativen Verwaltung muss er oder sie sich auch um die Vermietung, die finanzielle Verwaltung und die technische Verwaltung kümmern.

 

 © Esther Lauber, eidg. dipl. Immobilien-Treuhänderin, Carouge, Genf

 

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