La gestion immobilière est une profession polyvalente. En plus de la location et de la gestion financière et technique, le gérant d'immeuble doit effectuer un tas de travaux administratifs généraux au bureau:
L'organisation interne
Quand une régie immobilière reprend un mandat de gérance, le gestionnaire immobilier doit d'abord vérifier si tous les documents sont complets. La régie doit gérer les baux à loyer, les contrats d'entretien et de réparation, les sinistres, les travaux, les contentieux, les finances, etc. Tous les documents sont à classer et doivent être retrouvés rapidement en cas de besoin.
Les devis pour les travaux d'entretien et de rénovation doivent être demandés, étudiés et vérifiés. Les visites sur place avec les locataires potentiels et les artisans doivent être organisées et agendées. Les travaux doivent être adjugés et les factures contrôlées.
L'informatique
Le gérant d'immeuble doit maîtriser le logiciel de gérance et les logiciels administratifs comme par exemple Microsoft Office Professionnal ou d'autres. Le logiciel de gérance permet de surveiller les contrats, les baux à loyer, les échéances des baux, l'encaissement des loyers, la trésorerie, d'établir les décomptes de chauffage et la comptabilité. Grâce à la saisie informatique systématique et la mise à jour quotidienne, certaines tâches peuvent être automatisées comme par exemple l'établissement des extraits de comptes, de l'état locatif, des listes de contrôles, des analyses, etc.
Les appels téléphoniques et les courriels
Répondre aux appels téléphoniques et aux courriels prend beaucoup de temps et fait aussi part des travaux administratifs. Le suivi des dossiers se fait principalement par le biais d'appels téléphoniques ou de courriels. Les visites sont organisées par téléphone.
La gestion des baux à loyer
Le droit du bail est très complexe et les situations quotidiennes sont variées. Il faut établir les baux à loyer, les avenants, les formulaires, les conventions. Le régisseur doit en outre négocier les renouvellements des baux, les transferts des baux, calculer les hausses et les baisses de loyers, surveiller les échéances, répondre aux résiliations et aux demandes des locataires et des propriétaires, etc.
La location
Une stratégie de mise en location doit être bien pensée. Les offres de location sont à rédiger, à distribuer à des personnes intéressées et à publier sur divers sites et portails internet et éventuellement à traduire dans d'autres langues, souvent en anglais.
La gestion des contrats
Les abonnements et contrats d'entretien doivent aussi être négociés, conclus et surveillés. Les polices d'assurances doivent être conclues. Un concierge doit éventuellement être engagé.
Les contentieux
Les contentieux doivent être réglés. Le gérant d'immeuble tente d'abord de trouver un accord à l'amiable avant d'entamer une procédure et les négociations entre les locataires, les propriétaires et les avocats sont parfois longues et compliquées. Les dossiers doivent être préparés pour les audiences auprès des autorités judiciaires ou pour les transmettre à l'avocat. Les procédures juridiques peuvent durer des mois ou des années.
Les déroulements de mise en demeure et les délais doivent être respectés. Le processus de poursuite ou de faillite doit être surveillé afin qu'aucun délai légal ne soit dépassé.
Les conseils
Le gérant d'immeuble conseille le propriétaire concernant l'établissement des contrats et des clauses particulières, les travaux à envisager, les stratégies de location, le choix du locataire et des artisans, etc. Il l'informe régulièrement des événements comme des résiliations, des contentieux, des sinistres et de l'état financier, etc. Il représente le propriétaire devant les artisans, les locataires et les autorités.
Le travail d'un gérant ou d'une gérante d'immeuble est très varié et divertissant. Outre le travail administratif général, il doit également s'occuper de la location, de la gestion financière et de la gérance technique.
© Esther Lauber, administratrice diplômée de biens immobilier DF
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