Le gérant d'immeuble doit établir un plan comptable. Ce plan comptable doit être adapté à l'immeuble, par exemple à une propriété par étage, à une Société Immobilière ou à un immeuble locatif. Il comprend le bilan, le compte de pertes et profits, et les comptes du bouclement.
Le bilan
Le bilan fournit des informations sur l'actif et le passif ainsi que sur les capitaux propres (actif net) à une date de déclaration spécifique.
Le compte de pertes et profits (compte de résultat, compte d'exploitation)
Le compte de résultat fournit des informations sur les recettes, les dépenses et le bénéfice ou perte qui en résulte pour une période donnée.
La comptabilité immobilière, c'est, entre autres:
établir
- un tableau de flux de trésorerie
- les comptes, le bouclement, le budget, les statistiques, etc.
- les décomptes de chauffage
- les décomptes de propriété par étage
contrôler
- encaissements, paiements des factures
- comparer les chiffres comptables avec le budget et avec les chiffres des années précédentes
- analyes comptables
calculer
- les rendements
- les loyers et les provisions
- les ratios financiers pour immeubles
- fournir les chffres pour les estimations immobilières
informer
- rapport de gestion
- déclaration d'impôts
- informer les tiers concernés: p.ex. investisseurs, collaborateurs, créanciers hypothécaires
- fournir les preuves en cas de contentieux
Les comptabilités auxiliaires
La comptabilité chaufferie
La comptabilité chaufferie permet d'effectuer le décompte de chauffage. Les charges sont réparties sur les locataires et comparées avec les acomptes encaissés.
La comptabilité locataires
Pour chaque locataire existe un compte individuel. Les loyers et les provisions de chauffage et frais accessoires sont débités tous les 1er du mois.
Le compte locataire contient:
- débits des loyers et des provisions de chauffage et frais accessoires
- débits facturations au locataire
- les soldes des décomptes de chauffage respectivement des décomptes de propriété par étage
- les encaissements
et il sert également à:
- contrôler les encaissements
- envoyer des rappels
- visualiser et imprimer en tout temps un extrait du compte détaillé avec la situation des soldes
La comptabilité fournisseurs
Elle permet de saisir les fournisseurs et les paiements des factures. Elle facilite le travail dans les régies qui gèrent beaucoup d'immeubles.
L'informatique
Le logiciel de gérance permet de surveiller l'encaissement des loyers, la trésorerie, d'établir les décomptes de chauffage et la comptabilité, etc. Grâce à la saisie informatique systématique et la mise à jour quotidienne, certaines tâches peuvent être automatisées comme par exemple certaines écritures comptables comme l'encaissement des loyers, l'établissement des extraits de comptes, de l'état locatif, des listes de contrôles, des analyses, etc.
Les pièces justificatives
Les pièces justificatives sont par exemples les factures des artisans, des fournisseurs, les décomptes, les tableaux excel sur les calculs spécifiques, etc. Elles doivent être retrouvées rapidement en cas de besoin. Les pièces justificatives sont la base pour la saisie des écritures comptables.
Le gérant d'immeuble doit quotidiennement maintenir la comptabilité à jour et effectuer des calculs divers. Il doit contrôler et payer les factures ponctuellement. Il doit surveiller les encaissements et les paiements. Divers décomptes et bouclements sont à établir.
Le travail d'un gérant ou d'une gérante d'immeuble est très varié et divertissant. Outre la gestion financière, il doit également s'occuper de la location, de la gérance administrative et de la gérance technique.
© Esther Lauber, administratrice diplômée de biens immobilier DF
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